Migliorare l'azienda con il Project Management: Consigli e Strumenti

L'efficienza aziendale è un elemento fondamentale per il successo e la crescita di qualsiasi organizzazione, e **con le metodologie e degli strumenti del Project Management è possibile migliorare l’azienda.

Questa efficienza infatti può essere progettata, gestita e realizzata: un'azienda efficiente sfrutta al meglio le risorse disponibili, riduce i costi, aumenta la produttività e fornisce un servizio di qualità superiore.

Sono tutti fattori identificabili come progetti, o macro-progetti, e il project management gioca un ruolo essenziale potendo poi espanderli, raggiungere gli obiettivi prefissati e superare le aspettative, integrando a questa disciplina l’Ottimizzazione dei Processi Aziendali.

In questa Guida in collaborazione con Giulia D’Eusanio, Project Manager di Attitude, valuteremo come unire queste due discipline e quali strumenti usare per raggiungere l’efficienza aziendale

Strumenti e tool di Project Management per i processi aziendali

Quali strumenti utilizza un Project Manager?

Non do mai una soluzione univoca perchè la verità è che la cosa ottimale sarebbe avere a disposizione un software che risponda alle proprie necessità specifiche. Come ci aiuta questo nella gestione dei progetti?

Facendo un passo indietro, nel Project Management si individuano 5 fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura. Questo ciclo è facilmente identificabile all’interno di molte attività nelle aziende: la presa in carico di un nuovo cliente, lo sviluppo di un servizio, la ristrutturazione di un settore.

Anche all’interno dei progetti sono presenti dei processi, quello che ci aiuta a renderli efficienti e ottimizzati per i nostri obiettivi, è principalmente la fase di pianificazione. Una valida pianificazione ci aiuta a tracciare il percorso migliore da seguire e i punti fermi da mantenere in fase di esecuzione.

Obiettivi, attività e risorse: cosa guida la scelta

Cosa tenere a mente in questa fase di pianificazione, che ci aiuti tanto nei progetti quanto nello strutturare i nostri processi aziendali?

• Gli obiettivi: devono essere chiari e ben definiti.
• Le attività: identificare tutte le attività da svolgere serve a creare successivamente una sequenza logica e poi temporale per una più corretta assegnazione dei compiti.
• Le risorse: in termini di tempo, costi e personale. Una pianificazione funzionale ti permette di inserire ogni tassello al posto giusto, tenendo in considerazione anche le capacità e le attitudini dei componenti del team.

Tutti questi elementi, una volta identificati, saranno la base per impostare e svolgere al meglio tutte le attività necessarie a raggiungere gli obiettivi preposti.

Quando infatti si riscontra qualche difficoltà, che sia nella gestione, nell’esecuzione, nel controllo, o banalmente i famosi colli di bottiglia, la motivazione si riscontra sempre nella mancata o errata identificazione di qualcuno di questi elementi: costi stimati errati, capacità di un collaboratore attinenti ad un altro settore, attività da svolgere non prevista, ruoli non chiari, obiettivi confusi.

La soluzione giusta è personalizzata

Tornando quindi agli strumenti, perchè non c’è una soluzione univoca? Ci potrebbe essere. Va identificata in software che possano adattarsi il più possibile alle specifiche necessità, obiettivi, attività che ha la tua azienda, ma anche a chi lo dovrà utilizzare, perchè è importante che il team possa lavorare e gestire agilmente gli strumenti che gli vengono forniti.

Un software personalizzabile, come Visyum, risponde inoltre ad un’altra necessità specifica: quella di essere adatto alle caratteristiche dell’azienda. Ogni impresa è differente, per dimensioni, settori, numero di collaboratori, attività specifiche, adottare un sistema che si adatti alle richieste specifiche, permette già in principio di ottimizzare questa scelta.

L’importante è ricordare di fare una corretta pianificazione prima in modo da fare le giuste domande!

Cosa fa Visyum BPM

Visyum migliora l’azienda tramite l’ottimizzazione dei processi.

Si tratta di un'ecosistema modulare in cloud per la gestione e l'automazione dei processi aziendali. Con Visyum, è possibile digitalizzare e ottimizzare le attività aziendali, riducendo i costi, accelerando i tempi, eliminando gli errori e aumentando i profitti. Offre funzioni come il controllo delle risorse umane e materiali, gestione delle comunicazioni, tracciamento dei materiali, contabilità e molto altro. Visyum è altamente personalizzabile, consentendo alle aziende di adattarlo alle proprie esigenze e integrazioni con altri sistemi esistenti.

Aumentare la produttività dei dipendenti attraverso il Project Management

Come migliora la produttività dei dipendenti con il tuo intervento?

Aumentare la produttività dei dipendenti è uno degli obiettivi principali di ogni azienda. Attraverso l'implementazione di strategie vincenti basate sul project management, è possibile ottimizzare i processi di lavoro, migliorare la pianificazione e l'organizzazione, nonché fornire le risorse e gli strumenti necessari per svolgere le attività in modo più efficiente.

La produttività aziendale è il risultato dell'efficienza e della performance di tutto il team. Attraverso l'adozione di approcci chiave basati sul project management, come la delega appropriata delle attività, la gestione efficace del tempo e la collaborazione interfunzionale, è possibile aumentare la produttività complessiva dell'azienda.

Ecco una lista di alcuni degli aspetti che, come Project Manager, valuto quando devo incrementare le performance e la produttività nelle aziende con cui collaboro:

1. Definizione dei ruoli e delle responsabilità: Uno dei primi passi per aumentare la produttività è chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team. Attraverso il project management, è possibile stabilire chiaramente le aspettative di ogni dipendente, evitando sovrapposizioni o lacune nel lavoro svolto.
2. Pianificazione efficace delle attività: Una pianificazione accurata è fondamentale per massimizzare la produttività. Utilizzando le tecniche di project management, come la suddivisione del lavoro in attività e l'assegnazione delle scadenze, è possibile creare un piano dettagliato che consenta ai dipendenti di focalizzarsi sulle attività chiave e completarle in modo tempestivo.
3. Utilizzo di strumenti di project management: L'adozione di strumenti di project management appositamente progettati può semplificare e ottimizzare i processi di lavoro. Questi strumenti consentono di tenere traccia delle attività, gestire le scadenze, collaborare in modo efficiente e monitorare il progresso complessivo del progetto.
4. Comunicazione e collaborazione efficaci: La comunicazione chiara e la collaborazione interfunzionale sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto. Attraverso il project management, è possibile implementare processi strutturati per la comunicazione, come riunioni periodiche di aggiornamento, piattaforme di condivisione delle informazioni e strumenti di messaggistica istantanea, che favoriscono la condivisione delle conoscenze e la risoluzione rapida dei problemi.
5. Gestione efficiente delle risorse: Un aspetto cruciale per aumentare la produttività è la gestione efficiente delle risorse disponibili. Utilizzando tecniche di project management, come la pianificazione delle risorse e l'allocazione ottimale delle competenze, è possibile assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente assegnati alle attività corrispondenti alle loro competenze e che le risorse necessarie siano disponibili al momento giusto.
6. Monitoraggio e valutazione delle prestazioni: Il project management consente di monitorare costantemente il progresso del progetto e valutare le prestazioni individuali e di squadra. Attraverso l'uso di indicatori chiave di performance (KPI) e metriche di valutazione, è possibile identificare eventuali ostacoli o inefficienze e apportare le correzioni necessarie per migliorare la produttività complessiva.
7. Formazione e sviluppo professionale: Investire nella formazione e nello sviluppo professionale dei dipendenti è un elemento essenziale per aumentare la produttività nel lungo termine. Attraverso il project management, è possibile identificare le aree di miglioramento e offrire opportunità di apprendimento mirate per consentire ai dipendenti di sviluppare le competenze necessarie per svolgere al meglio il proprio lavoro.
8. Riconoscimento e incentivi: Il riconoscimento del buon lavoro svolto e l'offerta di incentivi possono motivare i dipendenti a dare il massimo. Il project management può includere sistemi di ricompensa basati su risultati e performance, che promuovono un clima di competizione sana e stimolano l'incremento della produttività individuale e di squadra.
9. Agilità e adattabilità: Il project management favorisce l'agilità e l'adattabilità alle mutevoli esigenze del mercato. Attraverso l'adozione di metodologie agili, come Scrum o Kanban, è possibile gestire i progetti in modo flessibile, adattandosi rapidamente ai cambiamenti e massimizzando l'efficienza delle risorse.
10. Valutazione dei risultati e miglioramento continuo: Infine, il project management consente di valutare i risultati ottenuti e di identificare opportunità di miglioramento continuo. Attraverso l'analisi delle performance passate e l'implementazione di feedback strutturati, è possibile apportare le modifiche necessarie per ottimizzare i processi e aumentare ulteriormente la produttività.

Cosa possiamo fare per la tua azienda

Migliorare l’efficienza della tua azienda passa dall’implementazione sia di tecniche di Project Management che dall’Ottimizzazione dei Processi Aziendali. La soluzione pronta non esiste, ma c’è bisogno del tocco umano di una consulenza personalizzata su misura per il tuo progetto:

Consulenza di Project Management con Giulia D’Eusanio

Giulia D'Eusanio, Project Manager di Attitude, ti aiuta a progettare e realizzare le tue idee di business con una serie di servizi e di consulenza di Project Management tra cui coaching 1:1 e percorsi di formazione per singoli e team, che iniziano tutti con un’analisi precisa delle tue necessità e degli obiettivi da raggiungere.

Prenota una call conoscitiva per scoprire come può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Consulenza sui Processi Aziendali con Clac

CLAC automatizza i processi aziendali, permettendoti di risparmiare tempo e costi.

Grazie a Visyum, Clac crea un ecosistema personalizzato di servizi e funzioni per soddisfare le tue esigenze e obiettivi. L’obiettivo è aumentare la redditività della tua azienda fornendo strumenti per migliorare la collaborazione, il controllo e la digitalizzazione.

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